Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: nên thuê trong hay ngoài?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần bộ phận kế toán giúp ghi nhận chứng từ đầy đủ, theo dõi dòng tiền, thực hiện nghĩa vụ thuế và cung cấp thông tin kịp thời để chủ doanh nghiệp ra quyết định. Nên thuê kế toán nội bộ hay sử dụng dịch vụ bên ngoài phụ thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, mức độ phức tạp và nhu cầu kiểm soát hằng ngày của anh/chị. Với doanh nghiệp chưa cần một đội ngũ kế toán hiện diện thường xuyên, thuê ngoài có thể là lựa chọn phù hợp; doanh nghiệp có nghiệp vụ liên tục và cần xử lý ngay tại chỗ có thể cân nhắc giữ nhân sự nội bộ.
Chi phí thật của phòng kế toán nội bộ
Khi so sánh nội bộ với thuê ngoài, anh/chị không nên chỉ nhìn vào tiền lương hằng tháng. Một nhân sự kế toán tạo ra nhiều khoản chi phí trực tiếp và gián tiếp, trong khi doanh nghiệp vẫn cần bố trí người phụ trách khi nhân sự nghỉ phép, nghỉ việc hoặc chưa đáp ứng được một nghiệp vụ phát sinh.
- Lương và chế độ: Doanh nghiệp cần tính tiền lương, các khoản bảo hiểm và chế độ đã thỏa thuận, trong đó có khoản tháng lương thứ mười ba nếu chính sách áp dụng.
- Tuyển dụng và hướng dẫn công việc: Đăng tuyển, sàng lọc, phỏng vấn và đào tạo đều tiêu tốn thời gian của người quản lý. Khi nhân sự thay đổi, doanh nghiệp có thể phải lặp lại quy trình này.
- Phần mềm và công cụ làm việc: Công việc kế toán cần phần mềm phù hợp, thiết bị và quy trình lưu trữ chứng từ. Các khoản này cần được tính vào tổng chi phí vận hành.
- Rủi ro gián đoạn: Khi chỉ có một người nắm quy trình, việc nghỉ việc hoặc vắng mặt có thể làm chậm đối chiếu, xử lý chứng từ và bàn giao dữ liệu.
- Thời gian quản lý: Chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách vẫn cần theo dõi tiến độ, kiểm tra báo cáo và phối hợp giải quyết vấn đề.
Với doanh nghiệp có khối lượng chứng từ vừa phải, việc thuê ngoài có thể giúp kiểm soát chi phí ở mức khoảng 1/3 chi phí thuê nhân viên kế toán nội bộ. Đây chỉ là cách so sánh khái quát; chi phí thực tế còn phụ thuộc vào tình hình hoạt động và phạm vi dịch vụ. Anh/chị nên yêu cầu làm rõ đầu việc, trách nhiệm và khoản phát sinh trước khi lựa chọn.
Phòng kế toán thuê ngoài gồm những việc gì?
Phòng kế toán thuê ngoài không chỉ là nơi nhập liệu chứng từ. Tùy thỏa thuận và nhu cầu thực tế, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể tiếp nhận, sắp xếp và kiểm tra chứng từ; ghi nhận nghiệp vụ; theo dõi công nợ, doanh thu và chi phí; lập báo cáo kế toán; hỗ trợ kê khai thuế; và trao đổi với doanh nghiệp khi phát hiện thông tin chưa rõ hoặc chứng từ chưa đầy đủ.
Phạm vi công việc cần được thống nhất từ đầu để tránh hiểu khác nhau về trách nhiệm. Anh/chị nên xác định ai tập hợp chứng từ, cách gửi dữ liệu, người duyệt các khoản chi, thời điểm nhận báo cáo và cách phối hợp khi có yêu cầu giải trình. Những nội dung liên quan đến tính lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội có thể cần dịch vụ riêng, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.
Hà Phát ASI cung cấp phòng kế toán thuê ngoài cho doanh nghiệp tại TP.HCM. Anh/chị cũng có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ kế toán trọn gói để đối chiếu phạm vi công việc với nhu cầu đang có.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài, khi nào nên giữ nội bộ?
Thuê ngoài thường phù hợp khi doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ chưa đòi hỏi kế toán làm việc tại văn phòng mỗi ngày, muốn có quy trình xử lý chuyên môn nhưng chưa cần xây dựng một bộ phận riêng, hoặc đang cần bổ sung năng lực kế toán trong giai đoạn chuyển đổi. Mô hình này cũng hữu ích khi người quản lý muốn tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh, thay vì tự tổ chức toàn bộ quy trình kế toán.
Giữ kế toán nội bộ có thể phù hợp hơn nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch trong ngày, cần người xử lý chứng từ tại chỗ, phối hợp thường xuyên với bộ phận mua bán hoặc kho, hay phải theo dõi dữ liệu quản trị liên tục. Một số doanh nghiệp chọn mô hình kết hợp: nhân sự nội bộ phụ trách chứng từ và hoạt động hằng ngày, còn đơn vị bên ngoài hỗ trợ nghiệp vụ chuyên sâu, rà soát và báo cáo theo phạm vi đã thống nhất.
Để chọn cách làm, anh/chị nên rà soát số lượng và tính chất chứng từ, số bộ phận cần phối hợp, mức độ cần có mặt tại văn phòng, khả năng kiểm soát dữ liệu và ngân sách vận hành. Không có một mô hình phù hợp cho mọi doanh nghiệp; điều quan trọng là cách tổ chức phải đáp ứng được nhu cầu thực tế và có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
So sánh ba phương án tổ chức kế toán
| Tiêu chí | Kế toán nội bộ | Kế toán thuê ngoài | Mô hình kết hợp |
|---|---|---|---|
| Hiện diện tại doanh nghiệp | Có thể phối hợp trực tiếp hằng ngày | Phối hợp theo quy trình và lịch đã thống nhất | Có nhân sự tại chỗ và hỗ trợ bên ngoài |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp có nghiệp vụ liên tục, cần xử lý tại văn phòng | Doanh nghiệp cần xử lý kế toán nhưng chưa cần bộ phận riêng | Doanh nghiệp cần người xử lý thường xuyên và hỗ trợ chuyên môn |
| Điểm cần tính đến | Lương, chế độ, tuyển dụng, phần mềm và rủi ro gián đoạn | Phạm vi hợp đồng, quy trình bàn giao và trách nhiệm phối hợp | Cách phân công, quyền truy cập và kiểm soát trùng lặp công việc |
| Mức độ kiểm soát | Thuận tiện trao đổi tại chỗ, cần quy trình rà soát nội bộ | Phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và cơ chế phản hồi hai bên | Cần quy định rõ người lập, người kiểm tra và người phê duyệt |
Bảng trên mang tính định hướng, không thay thế việc đánh giá tình hình cụ thể. Trước khi quyết định, anh/chị nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ mô tả quy trình làm việc và xác nhận các đầu việc nằm trong phạm vi phụ trách.
Sai lầm thường gặp khi chọn đơn vị kế toán
- Chỉ so sánh chi phí: Nếu không đọc kỹ phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa công việc được bao gồm và công việc cần thỏa thuận riêng.
- Không thống nhất đầu mối: Thiếu người chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ hoặc phê duyệt số liệu dễ khiến việc phối hợp chậm trễ.
- Bỏ qua quy trình bảo mật: Dữ liệu kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh. Anh/chị nên trao đổi về quyền truy cập, cách lưu trữ và phương thức trao đổi hồ sơ.
- Không kiểm tra cách xử lý sai lệch: Cần biết đơn vị sẽ thông báo và phối hợp ra sao khi chứng từ thiếu, thông tin không khớp hoặc có nghiệp vụ cần xác nhận.
- Không đánh giá khả năng trao đổi: Một dịch vụ phù hợp cần giải thích được báo cáo và phản hồi câu hỏi trong phạm vi đã thỏa thuận, thay vì chỉ gửi dữ liệu định kỳ.
Trước khi ký kết, anh/chị nên yêu cầu mô tả đầu việc, lịch phối hợp, trách nhiệm của từng bên, cách xử lý hồ sơ còn tồn và cách bàn giao khi chấm dứt dịch vụ. Những nội dung này giúp hai bên có cùng kỳ vọng và hạn chế gián đoạn trong vận hành.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí dịch vụ kế toán phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Chi phí thường phụ thuộc vào khối lượng và loại chứng từ, tình hình hoạt động, số nghiệp vụ cần xử lý, mức độ phức tạp của hồ sơ và phạm vi dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn. Anh/chị nên cung cấp thông tin thực tế để được xác định phạm vi phù hợp, đồng thời hỏi rõ đầu việc nào được bao gồm và khoản nào cần thỏa thuận riêng.
Doanh nghiệp thuê kế toán ngoài có cần kế toán nội bộ không?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần bố trí kế toán nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần người phụ trách tập hợp chứng từ, xác nhận nghiệp vụ, phê duyệt thông tin và phối hợp với đơn vị dịch vụ. Nếu có nhiều công việc cần xử lý tại chỗ, anh/chị có thể cân nhắc nhân sự nội bộ hoặc mô hình kết hợp.
Việc bàn giao dữ liệu kế toán được thực hiện như thế nào?
Hai bên cần thống nhất danh mục chứng từ và dữ liệu cần bàn giao, người phụ trách, phương thức gửi nhận, quyền truy cập và cách lưu trữ. Với hồ sơ đang được xử lý, nên lập danh sách phần đã hoàn tất, phần còn thiếu và vấn đề cần xác nhận để tránh bỏ sót khi chuyển giao.
Mất bao lâu để sổ sách kế toán ổn định?
Thời gian phụ thuộc vào tình trạng chứng từ, khối lượng nghiệp vụ, dữ liệu các kỳ trước và mức độ đầy đủ của thông tin doanh nghiệp cung cấp. Vì vậy, Hà Phát ASI cần trao đổi và rà soát hồ sơ thực tế trước khi đưa ra nhận định; không thể xác định một mốc chung cho mọi doanh nghiệp.
Trao đổi với Hà Phát ASI
Nếu anh/chị đang cân nhắc thuê ngoài, giữ kế toán nội bộ hay kết hợp cả hai, Hà Phát ASI có thể cùng anh/chị rà soát nhu cầu và phạm vi công việc tại TP.HCM. Anh/chị có thể xem thông tin về kế toán thuê ngoài hoặc liên hệ trực tiếp qua trang liên hệ Hà Phát ASI.
Hotline: 0333008208
Zalo: 0915261247
Email: info@ketoanhaphat.com
