Anh/chị không thuê thêm một người làm kế toán, mà thuê nguyên một phòng kế toán đang vận hành: sổ sách, thuế, lương và bảo hiểm xã hội, báo cáo quản trị, có kế toán trưởng chịu trách nhiệm, phí cố định mỗi tháng khoảng ⅓ chi phí bộ máy kế toán nội bộ.
Khác biệt cốt lõi
Một kế toán viên giỏi vẫn chỉ là một người; một phòng kế toán là quy trình nhiều vị trí, có người soát lại việc của nhau.
| Tiêu chí | Thuê 1 kế toán viên | Phòng kế toán thuê ngoài |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Một người không đủ thời gian cho cả ghi sổ, kê khai thuế, tính lương và báo cáo quản trị. | Nhận trọn chuỗi việc: sổ sách, thuế, lương và bảo hiểm xã hội, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. |
| Rủi ro khi người phụ trách ốm, nghỉ việc | Nghỉ vài ngày là sổ sách đình trệ; nghỉ việc phải tuyển lại và dễ trễ hạn kê khai. | Quy trình có nhiều người cùng nắm; người này vắng thì người khác tiếp nhận. |
| Mức độ cập nhật luật thuế | Phụ thuộc việc tự học của một người; sai sót dễ lặp lại nhiều kỳ. | Kế toán trưởng theo dõi thay đổi về thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội rồi hướng dẫn lại cho người làm trực tiếp. |
| Chi phí thật mỗi tháng | Lương, bảo hiểm xã hội, thưởng tháng mười ba, chi phí tuyển dụng và phần mềm do doanh nghiệp chịu. | Một mức phí cố định mỗi tháng; không chi phí tuyển dụng, không đóng bảo hiểm cho vị trí kế toán. |
| Ai chịu trách nhiệm khi quyết toán, thanh tra | Chủ doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm cuối cùng; sai sót thường chỉ nhắc nhở được nhân viên. | Kế toán trưởng đứng tên phụ trách, chuẩn bị hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế làm việc. |
Cơ cấu phòng kế toán
Hạch toán chứng từ, theo dõi công nợ, đối chiếu ngân hàng, khóa sổ và lập báo cáo tài chính theo Chuẩn mực Việt Nam.
Kê khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân đúng kỳ; chuẩn bị quyết toán.
Bảng lương hằng tháng, thuế thu nhập cá nhân, đăng ký và điều chỉnh bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp.
Soát sổ sách trước khi kê khai, rà soát rủi ro, tư vấn dòng tiền và chi phí cho chủ doanh nghiệp.
Đây là cách Hà Phát ASI vận hành, không phải bốn người riêng biệt cho từng doanh nghiệp: cả bốn nhóm việc nằm trong một phòng kế toán chuyên môn hóa, do một kế toán trưởng phụ trách.
Cách nhìn đúng
Dịch vụ kế toán theo cách hiểu thông thường là một đầu việc: gửi chứng từ, nhận lại tờ khai, hết kỳ là xong.
Một phòng kế toán làm việc theo chuỗi: nhận chứng từ, kiểm tra hợp lệ, hạch toán, đối chiếu, người thứ hai soát lại, kế toán trưởng duyệt trước khi kê khai, nộp báo cáo đúng hạn rồi gửi báo cáo quản trị. Kiểm soát chéo nên không có điểm chết: mỗi số liệu đều có người làm, người soát.
Đối tượng phù hợp
Chi phí minh bạch
Mức phí phụ thuộc khối lượng công việc thật, không phụ thuộc số người trong phòng kế toán. Các yếu tố thường được xem xét:
Sau khi khảo sát, anh/chị nhận mức phí cố định hằng tháng cho phạm vi đã thống nhất, không phát sinh theo số giờ. So với hai đến ba nhân sự kế toán nội bộ, mức phí này thường chỉ khoảng ⅓ chi phí.
Nếu chỉ cần kê khai thuế, xem thêm dịch vụ kế toán thuế ngoài; nếu cần người đứng tên theo quy định, xem dịch vụ kế toán trưởng. Danh mục đầy đủ ở trang dịch vụ trọn gói.
Bắt đầu
Xem chứng từ, sổ sách và tình trạng kê khai để chỉ ra điểm chưa khớp và rủi ro.
Thống nhất danh sách đầu việc, thời hạn, người phụ trách và phí cố định hằng tháng trong hợp đồng.
Hướng dẫn cách chuyển chứng từ, lưu hồ sơ; thiết lập hoặc tiếp nhận dữ liệu trên phần mềm kế toán.
Ghi sổ, đối chiếu, kê khai và nộp báo cáo đúng hạn; gửi báo cáo quản trị về kết quả và dòng tiền.
Kiểm tra chéo sổ sách, nhắc mốc quyết toán và thanh tra, trao đổi các vấn đề cần quyết định.
Giải đáp
Đúng với mục đích mô hình này được thiết kế. Sổ sách, thuế, lương và bảo hiểm xã hội, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị đều do phòng kế toán thuê ngoài đảm nhận, kèm một kế toán trưởng phụ trách tài khoản.
Khối lượng sổ sách không lớn, nhưng nghĩa vụ kê khai và các mốc nộp báo cáo vẫn đầy đủ. Điều đáng cân nhắc là so chi phí một vị trí kế toán toàn thời gian, gồm lương, bảo hiểm xã hội, thưởng tháng mười ba và tuyển dụng, với phí cố định mỗi tháng.
Có. Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp được thuê dịch vụ làm kế toán, gồm cả kế toán trưởng, từ đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán. Người đứng tên phải đáp ứng điều kiện về chuyên môn nghiệp vụ và thời gian công tác, đồng thời doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký.
Anh/chị trao đổi trực tiếp với kế toán trưởng phụ trách tài khoản, vì đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng về hồ sơ doanh nghiệp. Nếu vẫn chưa phù hợp, doanh nghiệp có quyền đề nghị đổi người hoặc đổi nhóm phụ trách theo hợp đồng.
Mời anh/chị cho biết ngành nghề, quy mô và tình trạng sổ sách hiện tại. Hà Phát ASI sẽ nêu phạm vi công việc, người phụ trách và phí cố định hằng tháng.
