Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ: gọn, đúng, đủ
Doanh nghiệp siêu nhỏ thường không cần một phòng kế toán đầy đủ; điều cần thiết là sổ sách phản ánh đúng giao dịch, tờ khai được nộp đúng hạn và báo cáo năm khớp với sổ kế toán. Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ giúp anh/chị duy trì ba việc cốt lõi đó mà không phải tự tổ chức một bộ phận kế toán riêng.
Hà Phát ASI cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp tại TP.HCM, với phạm vi công việc được xác định theo tình hình hoạt động và hồ sơ thực tế. Mục tiêu là để anh/chị nắm được tình trạng sổ sách, nghĩa vụ kê khai và những chứng từ cần bổ sung, thay vì chỉ nhận kết quả vào cuối năm.
Doanh nghiệp siêu nhỏ cần làm gì về kế toán?
Công việc kế toán có thể được nhìn theo ba nhóm. Cách phân chia này giúp anh/chị biết hồ sơ nào cần gửi thường xuyên, công việc nào thực hiện theo kỳ và kết quả nào cần hoàn tất cuối năm.
- Ghi nhận hằng ngày: tập hợp hóa đơn, chứng từ, giao dịch ngân hàng, thu chi và các nghiệp vụ phát sinh; phân loại đúng bản chất để sổ sách phản ánh hoạt động của doanh nghiệp.
- Kê khai định kỳ: kiểm tra dữ liệu liên quan, chuẩn bị và nộp các tờ khai thuộc nghĩa vụ của doanh nghiệp theo kỳ áp dụng. Việc kê khai cần dựa trên hồ sơ thực tế, không nên chỉ ước tính từ số liệu thiếu chứng từ.
- Báo cáo năm: rà soát số liệu trong năm, đối chiếu sổ kế toán và lập hồ sơ báo cáo năm theo tình hình hoạt động cũng như nghĩa vụ áp dụng cho doanh nghiệp.
Một số bước có thể phối hợp trong cùng quy trình để giảm việc nhập liệu lặp lại. Chẳng hạn, khi chứng từ được tập hợp và phân loại đều đặn, dữ liệu phục vụ kê khai và đối chiếu cuối năm có thể được xử lý trên cùng hệ thống sổ. Tuy nhiên, gộp quy trình không có nghĩa là bỏ qua bước kiểm tra hay loại bỏ hồ sơ gốc. Hà Phát ASI sẽ trao đổi với anh/chị để xác định kỳ gửi chứng từ và cách phối hợp phù hợp.
Phạm vi tối thiểu của gói dịch vụ phù hợp
Một gói dịch vụ kế toán phù hợp cần nêu rõ đơn vị cung cấp thực hiện những phần việc nào, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ gì và kết quả bàn giao gồm những tài liệu nào. Anh/chị có thể dùng danh sách dưới đây để rà soát phạm vi công việc trước khi bắt đầu.
- Tiếp nhận chứng từ do doanh nghiệp cung cấp, kiểm tra thông tin cơ bản và trao đổi khi hồ sơ thiếu, sai lệch hoặc chưa rõ bản chất.
- Phân loại và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh lên sổ kế toán theo hồ sơ được cung cấp.
- Chuẩn bị và thực hiện kê khai định kỳ thuộc phạm vi hai bên thống nhất, đồng thời lưu lại thông tin về hồ sơ đã nộp.
- Sắp xếp, lưu trữ bản sao hồ sơ kế toán theo kỳ để thuận tiện tra cứu và đối chiếu.
- Rà soát số liệu, lập báo cáo năm theo tình hình hoạt động và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
- Bàn giao bản sao sổ kế toán và các tài liệu thuộc phạm vi công việc cho chủ doanh nghiệp theo cách thức đã thống nhất.
Hà Phát ASI không thể thay doanh nghiệp xác nhận một giao dịch chưa có căn cứ hoặc tự bổ sung chứng từ không tồn tại. Vì vậy, khi phát sinh khoản thu chi chưa rõ nội dung, anh/chị nên thông tin sớm để cùng kiểm tra hồ sơ thay vì chờ đến kỳ báo cáo.
Anh/chị có thể tham khảo thêm về dịch vụ kế toán trọn gói để hiểu cách tổ chức các đầu việc kế toán và kê khai trong một phạm vi thống nhất.
So sánh ba cách tổ chức công việc kế toán
Mỗi phương án có cách phân bổ trách nhiệm và nguồn lực khác nhau. Bảng dưới đây giúp anh/chị so sánh theo bốn tiêu chí vận hành; thực tế còn tùy vào số lượng giao dịch, mức độ phức tạp của hồ sơ và cách phối hợp tại doanh nghiệp.
| Tiêu chí | Tự làm kế toán | Thuê kế toán nội bộ | Dùng dịch vụ kế toán trọn gói |
|---|---|---|---|
| Nhân sự cần có | Chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự kiêm nhiệm cần theo dõi chứng từ và thời hạn. | Cần tuyển và quản lý người phụ trách kế toán nội bộ. | Doanh nghiệp phối hợp cung cấp hồ sơ; đơn vị dịch vụ thực hiện phần việc theo thỏa thuận. |
| Chi phí cố định | Không nhất thiết phát sinh khoản lương kế toán riêng, nhưng cần tính đến thời gian của người phụ trách và công cụ sử dụng. | Phát sinh chi phí nhân sự và các khoản liên quan đến việc bố trí nhân viên. | Chi phí dịch vụ được xác định theo phạm vi và tình hình hồ sơ; trong một số trường hợp, chi phí có thể khoảng 1/3 chi phí thuê nhân viên kế toán nội bộ. |
| Rủi ro khi người làm nghỉ việc | Việc theo dõi có thể gián đoạn nếu người đang phụ trách không bàn giao dữ liệu và hồ sơ đầy đủ. | Cần tổ chức bàn giao công việc, tài khoản làm việc và tình trạng hồ sơ khi nhân sự thay đổi. | Quy trình có thể tiếp tục theo đầu mối dịch vụ, với điều kiện hồ sơ và thông tin doanh nghiệp được bàn giao rõ ràng. |
| Mức độ đúng hạn của tờ khai | Phụ thuộc vào việc chủ doanh nghiệp theo dõi lịch và chuẩn bị dữ liệu đầy đủ. | Phụ thuộc vào năng lực, quy trình và việc bố trí nhân sự thay thế khi cần. | Phụ thuộc vào phạm vi đã thống nhất, lịch phối hợp và thời điểm doanh nghiệp cung cấp hồ sơ. |
Không có phương án nào tự động phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nếu anh/chị muốn tìm hiểu mô hình tổ chức nhân sự kế toán bên ngoài, có thể xem thêm trang phòng kế toán thuê ngoài. Khi lựa chọn, hãy xác nhận đầu mối tiếp nhận chứng từ, trách nhiệm kê khai và cách bàn giao dữ liệu.
Chứng từ cần chuẩn bị hằng tháng
Hồ sơ được gửi theo kỳ giúp người làm kế toán đối chiếu giao dịch khi thông tin còn mới, hạn chế tình trạng phải truy tìm lại chứng từ sau nhiều tháng. Tùy hoạt động thực tế, anh/chị nên tập hợp các nhóm tài liệu sau:
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra phát sinh trong kỳ.
- Sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển khoản và thông tin các khoản thu chi bằng tiền mặt.
- Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bàn giao hoặc thanh lý nếu có phát sinh.
- Bảng lương và hồ sơ liên quan nếu doanh nghiệp có trả lương.
- Thông tin giải trình cho các giao dịch đặc biệt, khoản chi chưa rõ nội dung hoặc khoản tiền chủ doanh nghiệp chuyển vào, rút ra.
Để đối chiếu nhanh, anh/chị có thể tạo thư mục theo năm và tháng, rồi chia thành các nhóm như hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng và lương. Nên đặt tên tệp có ngày giao dịch hoặc tên đối tác, đồng thời giữ bản gốc theo cách doanh nghiệp đang quản lý. Khi gửi hồ sơ, hãy báo rõ tháng, tài liệu còn thiếu và các giao dịch cần được xem xét. Nếu một giao dịch có nhiều chứng từ liên quan, nên lưu chúng cùng nhóm để tránh tách rời căn cứ.
Ba lỗi thường gặp và cách phòng tránh
Bỏ sót hóa đơn đầu vào: hóa đơn có thể nằm trong email, ứng dụng trao đổi hoặc hồ sơ của bộ phận mua hàng mà chưa được chuyển đến người phụ trách kế toán. Anh/chị nên đối chiếu danh sách mua hàng và thanh toán với hóa đơn nhận được theo từng kỳ; khi phát hiện khoản chi chưa có hồ sơ, hãy đánh dấu để kiểm tra và bổ sung thông tin.
Ghi sai bản chất giao dịch: nội dung chuyển khoản ngắn hoặc thiếu hợp đồng, biên bản có thể khiến một giao dịch bị phân loại không phù hợp. Cách phòng ngừa là ghi chú mục đích giao dịch khi thanh toán, lưu hồ sơ liên quan cùng nhau và kiểm tra định kỳ các khoản chưa xác định rõ. Nếu bản chất giao dịch chưa thể kết luận từ chứng từ hiện có, cần trao đổi trước khi ghi nhận.
Để tờ khai trễ hạn: nguyên nhân thường gặp là không theo dõi lịch hoặc gửi chứng từ quá sát thời điểm xử lý. Anh/chị nên thống nhất lịch nhắc và lịch chuyển hồ sơ với người phụ trách, đồng thời kiểm tra tình trạng kê khai theo từng kỳ. Khi biết trước có hồ sơ chậm hoặc phát sinh bất thường, hãy thông báo sớm để hai bên rà soát phần việc cần thực hiện.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc thuê kế toán không?
Việc doanh nghiệp có cần thuê người làm kế toán riêng hay không phụ thuộc vào nghĩa vụ áp dụng, quy mô hoạt động và cách tổ chức công việc. Không phải cứ là doanh nghiệp siêu nhỏ thì đều cần một phòng kế toán nội bộ. Anh/chị nên xác định rõ các đầu việc phải thực hiện và bố trí người có trách nhiệm theo dõi, lưu trữ hồ sơ, kê khai và báo cáo phù hợp.
Thuê ngoài thì ai chịu trách nhiệm với cơ quan thuế?
Đơn vị dịch vụ thực hiện các phần việc đã thống nhất, như xử lý hồ sơ và kê khai dựa trên dữ liệu doanh nghiệp cung cấp. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin trung thực, hồ sơ đầy đủ và phối hợp xác nhận các giao dịch. Anh/chị nên đọc rõ phạm vi dịch vụ, trách nhiệm của từng bên và cách xử lý khi phát hiện sai lệch hoặc thiếu chứng từ.
Có cần mua phần mềm kế toán riêng không?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự mua phần mềm kế toán riêng. Quyết định này tùy thuộc vào quy trình làm việc, nhu cầu theo dõi dữ liệu và công cụ mà bên cung cấp dịch vụ đang sử dụng. Trước khi chọn, anh/chị nên hỏi cách nhận dữ liệu, quyền truy cập, định dạng bàn giao sổ và phương án lưu trữ để bảo đảm doanh nghiệp có thể tra cứu hồ sơ cần thiết.
Hồ sơ do người làm cũ để lại thì xử lý thế nào?
Anh/chị nên tập hợp những gì đang có, gồm chứng từ, sổ kế toán, tờ khai đã nộp và dữ liệu bàn giao; sau đó lập danh sách phần còn thiếu hoặc chưa rõ. Hà Phát ASI có thể kiểm tra hồ sơ hiện tại, đối chiếu các kỳ và trao đổi với anh/chị về phạm vi cần rà soát trước khi nhận phần việc tiếp theo.
Trao đổi với Hà Phát ASI về hồ sơ hiện tại
Hà Phát ASI hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM tổ chức công việc kế toán theo phạm vi thực tế, từ tiếp nhận chứng từ đến kê khai, lưu trữ và bàn giao sổ. Để bắt đầu, anh/chị có thể liên hệ với chúng tôi để kiểm tra tình trạng hồ sơ hiện tại, làm rõ các phần còn thiếu và thống nhất đầu việc phù hợp, không đăng ký những hạng mục doanh nghiệp chưa cần.
Gọi hotline 0333008208, nhắn Zalo 0915261247 hoặc gửi email đến info@ketoanhaphat.com để trao đổi với Hà Phát ASI.
