Bảng giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói chỉ thực sự có ý nghĩa khi anh/chị biết rõ những công việc, hồ sơ và trách nhiệm nào đã được tính trong phí. Để tránh phát sinh về sau, Hà Phát ASI khuyến nghị doanh nghiệp đối chiếu phạm vi dịch vụ, giới hạn chứng từ và cách xử lý tình huống ngoài dự kiến trước khi ký hợp đồng.
Mức phí phù hợp thường phụ thuộc vào quy mô giao dịch, tình trạng sổ sách và nhu cầu của doanh nghiệp, chứ không chỉ dựa trên ngành nghề. Dưới đây là cách nhận diện các khoản phí thường gặp và đọc báo giá một cách có căn cứ.
Bảng giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói thực chất gồm những khoản nào?
Cụm từ “trọn gói” không tự động có nghĩa là mọi công việc liên quan đến kế toán, thuế đều được bao gồm. Anh/chị nên yêu cầu đơn vị dịch vụ mô tả cụ thể từng phần việc và xác nhận rõ khoản nào nằm ngoài phạm vi.
- Phí hằng tháng: có thể bao gồm ghi nhận chứng từ, hạch toán nghiệp vụ, đối chiếu số liệu, lập và nộp hồ sơ kê khai theo phạm vi hợp đồng. Cần xác định rõ ai tập hợp chứng từ và ai kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ.
- Phí quyết toán năm và báo cáo tài chính: làm rõ dịch vụ có bao gồm việc rà soát số liệu cuối năm, lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán hay không. Đây là nội dung nên được ghi rõ, không nên suy đoán từ chữ “trọn gói”.
- Phí khởi tạo: có thể phát sinh khi mở sổ đầu kỳ, nhập số dư ban đầu hoặc tiếp nhận dữ liệu từ đơn vị kế toán cũ. Chi phí phụ thuộc vào tình trạng và khối lượng hồ sơ cần xử lý.
- Phí phát sinh: báo giá cần giải thích cách tính khi số chứng từ vượt mức, hồ sơ bị trả cần bổ sung, hoặc cần điều chỉnh số liệu sau rà soát, kiểm tra.
- Việc thường nằm ngoài gói: kiểm toán độc lập, đại diện doanh nghiệp làm việc trong tranh chấp với cơ quan thuế, hoặc tư vấn cấu trúc giao dịch chuyên sâu. Nếu có nhu cầu, anh/chị nên yêu cầu báo phạm vi riêng.
Một báo giá minh bạch không nhất thiết phải bao gồm mọi việc. Điều quan trọng là doanh nghiệp biết phần nào được thực hiện, phần nào cần phối hợp và trường hợp nào sẽ được tính thêm phí.
Vì sao hai doanh nghiệp cùng ngành lại nhận mức phí khác nhau?
Cùng hoạt động trong một ngành không có nghĩa là khối lượng kế toán giống nhau. Hai doanh nghiệp có thể khác biệt đáng kể về số giao dịch, cách quản lý hồ sơ và mức độ hoàn chỉnh của dữ liệu. Vì vậy, Hà Phát ASI thường cần tìm hiểu tình hình thực tế trước khi xác định phạm vi dịch vụ.
- Doanh thu và số lượng hóa đơn: quy mô giao dịch và số hóa đơn đầu ra, đầu vào ảnh hưởng đến khối lượng ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu.
- Nhân sự và tiền lương: doanh nghiệp có nhiều nhân sự hoặc cần xử lý lương, bảo hiểm sẽ có thêm công việc và yêu cầu phối hợp riêng. Anh/chị có thể tham khảo thêm dịch vụ tính lương và bảo hiểm xã hội.
- Đặc thù chứng từ: hồ sơ mua bán, hàng tồn kho, công trình, dịch vụ hoặc giao dịch nhiều bước có thể cần cách kiểm tra và lưu trữ khác nhau.
- Tình trạng sổ sách: tiếp nhận dữ liệu đang được đối chiếu đầy đủ khác với việc phải rà soát số liệu lệch, thiếu chứng từ hoặc tồn đọng từ kỳ trước.
- Cách phối hợp: cần thống nhất ai cung cấp chứng từ, ai xác nhận công nợ và ai chịu trách nhiệm giải thích nghiệp vụ. Khi thông tin đến chậm hoặc thiếu, việc xử lý thường phức tạp hơn.
Để so sánh báo giá công bằng, anh/chị nên cung cấp cùng một bộ thông tin cho các đơn vị: quy mô hoạt động, số lượng chứng từ, nhu cầu về nhân sự và tình trạng sổ hiện tại. Khi đầu vào khác nhau, mức phí đưa ra cũng khó đối chiếu trực tiếp.
Cách đọc một báo giá trọn gói để không phát sinh về sau
Thay vì chỉ nhìn tổng phí, hãy kiểm tra xem báo giá có mô tả công việc bằng những hành động cụ thể hay không. Các cụm từ chung như “hỗ trợ kế toán” chưa đủ để xác định đơn vị dịch vụ sẽ làm gì và doanh nghiệp phải phối hợp ra sao.
Anh/chị nên xác nhận những nội dung sau trước khi ký:
- Phạm vi công việc: báo giá có nêu rõ việc tiếp nhận, kiểm tra, ghi sổ, đối chiếu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ theo thỏa thuận hay không.
- Giới hạn chứng từ: số lượng chứng từ đã bao gồm là bao nhiêu theo cách phân loại của đơn vị; khi vượt giới hạn thì cách tính phí và cách thông báo được thực hiện thế nào.
- Trách nhiệm nộp hồ sơ: xác định ai chuẩn bị, ai rà soát và ai thực hiện việc nộp. Nếu hồ sơ bị trả hoặc cần bổ sung, hợp đồng cần nói rõ cách phối hợp và trách nhiệm xử lý.
- Điều chỉnh phí: làm rõ khi doanh thu, số lượng chứng từ, số nhân sự hoặc quy mô hoạt động thay đổi thì phí được xem xét theo căn cứ nào.
- Bàn giao khi chấm dứt: thống nhất hình thức và phạm vi bàn giao sổ sách, báo cáo, chứng từ điện tử cùng dữ liệu liên quan.
Bảng dưới đây giúp anh/chị hình dung sự khác biệt thường thấy giữa các mô hình. Tên gọi gói dịch vụ có thể khác nhau giữa các đơn vị, nên cần lấy hợp đồng và báo giá cụ thể làm căn cứ.
| Tiêu chí | Gói cơ bản | Gói trọn gói đầy đủ | Phòng kế toán thuê ngoài |
|---|---|---|---|
| Phạm vi | Một số công việc kế toán, thuế được xác định trong hợp đồng | Có thể gồm ghi sổ, kê khai và các công việc năm nếu báo giá ghi rõ | Có thể bao quát nghiệp vụ kế toán, thuế và hỗ trợ báo cáo theo thỏa thuận |
| Ai trực tiếp làm | Nhân sự phụ trách phần việc đã thống nhất | Nhân sự dịch vụ theo phân công của đơn vị cung cấp | Đội ngũ được phân công theo nhu cầu và quy trình doanh nghiệp |
| Mức kiểm soát nội bộ | Thường giới hạn theo phạm vi dịch vụ | Phụ thuộc mức đối chiếu và rà soát được nêu trong hợp đồng | Có thể hỗ trợ thiết lập đối chiếu và luồng kiểm soát theo phạm vi thống nhất |
| Ai phù hợp | Doanh nghiệp có nhu cầu hẹp, nghiệp vụ đơn giản | Doanh nghiệp cần xử lý định kỳ và làm rõ công việc cuối năm | Doanh nghiệp cần phối hợp nhiều nghiệp vụ và hỗ trợ quản trị sâu hơn |
Năm câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng
Trao đổi trực tiếp với người phụ trách giúp anh/chị nhận ra khoảng trống giữa nội dung quảng bá và dịch vụ thực tế. Có thể dùng năm câu hỏi sau để làm rõ trách nhiệm và cách phối hợp:
- Ai rà soát, ký hoặc thực hiện việc nộp từng loại hồ sơ theo thỏa thuận, và trách nhiệm của mỗi bên được ghi thế nào?
- Doanh nghiệp phải tự cung cấp những chứng từ, thông tin và xác nhận nào?
- Doanh nghiệp nhận được báo cáo tháng và báo cáo năm theo thời điểm, hình thức nào đã thống nhất?
- Có kênh trao đổi cố định với người phụ trách không, và ai tiếp nhận khi người đó vắng mặt?
- Nếu có yêu cầu giải trình, ai chuẩn bị hồ sơ, ai tham gia làm việc và công việc đó có nằm trong phí không?
Những nội dung trên nên được xác nhận bằng văn bản hoặc thể hiện trong hợp đồng, phụ lục. Với nhu cầu tổng thể hơn, anh/chị có thể tìm hiểu mô hình phòng kế toán thuế thuê ngoài để đối chiếu với cách doanh nghiệp đang tổ chức công việc.
Vì sao báo giá thấp nhất thường không phải lựa chọn tốt nhất?
Một mức phí thấp hơn không cho biết đầy đủ chất lượng hay mức độ phù hợp. Nếu phạm vi bị giới hạn, những việc doanh nghiệp cho rằng đã bao gồm có thể trở thành phần phát sinh. Vì thế, hãy so sánh tổng thể công việc, quy trình và trách nhiệm thay vì chỉ đặt các con số cạnh nhau.
Rủi ro cũng có thể đến từ việc một người phải xử lý quá nhiều hồ sơ, thời gian phản hồi chậm hoặc không có bước kiểm tra chéo. Khi sai sót chỉ được phát hiện ở giai đoạn rà soát cuối năm, doanh nghiệp có thể phải dành thêm thời gian để bổ sung và điều chỉnh dữ liệu. Chi phí sửa sai vì vậy có thể lớn hơn phần tiết kiệm ban đầu.
Trước khi chọn đơn vị, anh/chị nên hỏi ai trực tiếp phụ trách, dữ liệu được rà soát theo quy trình nào và cách xử lý sai lệch ra sao. Mục tiêu không phải chọn dịch vụ có phạm vi rộng nhất bằng mọi giá, mà là chọn phạm vi phù hợp và có trách nhiệm được phân định rõ.
Khi nào nên chuyển từ gói kế toán lên phòng kế toán thuê ngoài trọn gói?
Gói kế toán tập trung vào các đầu việc định kỳ có thể phù hợp khi hoạt động còn đơn giản và doanh nghiệp đã có người quản lý chứng từ, theo dõi công nợ. Khi nhu cầu chuyển sang kiểm soát nội bộ, báo cáo quản trị hoặc phối hợp nhiều bộ phận, doanh nghiệp có thể cần mô hình hỗ trợ rộng hơn.
Anh/chị nên cân nhắc phòng kế toán thuê ngoài khi doanh nghiệp có nhiều giao dịch, nhiều chi nhánh, nhiều loại chứng từ hoặc cần một đầu mối chịu trách nhiệm chuyên môn cho quy trình kế toán. Mô hình này cũng phù hợp khi ban lãnh đạo cần thông tin phục vụ điều hành, không chỉ hoàn thành hồ sơ thuế định kỳ.
Để so sánh phạm vi, anh/chị có thể xem thêm dịch vụ kế toán trọn gói. Hà Phát ASI sẽ trao đổi về hiện trạng, khối lượng và nhu cầu phối hợp trước khi đề xuất phạm vi phù hợp. Chi phí có thể khoảng 1/3 chi phí thuê nhân viên kế toán nội bộ, tùy phạm vi công việc và cách tổ chức dịch vụ; doanh nghiệp cần đối chiếu với nhu cầu thực tế trước khi lựa chọn.
Câu hỏi thường gặp
Bảng giá trọn gói có bao gồm quyết toán thuế năm không?
Không phải báo giá nào ghi “trọn gói” cũng bao gồm quyết toán thuế năm và lập báo cáo tài chính. Anh/chị nên kiểm tra trực tiếp danh mục công việc trong báo giá hoặc hợp đồng, đồng thời hỏi rõ phí xử lý nếu các phần việc này chưa được bao gồm.
Phí có tăng khi doanh thu tăng không?
Doanh thu tăng có thể đi cùng số lượng giao dịch, chứng từ hoặc yêu cầu báo cáo tăng, nhưng không thể kết luận phí sẽ tự động tăng chỉ dựa trên doanh thu. Hãy yêu cầu hợp đồng nêu rõ tiêu chí xem xét lại phí và cách hai bên xác nhận thay đổi phạm vi.
Gói trọn gói có bao gồm tính lương và bảo hiểm không?
Việc tính lương và xử lý hồ sơ bảo hiểm phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận. Anh/chị cần xác nhận phần việc này có bao gồm hay không, áp dụng cho những đối tượng nào và doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu gì.
Có bắt buộc ký hợp đồng dài hạn không?
Thời hạn hợp đồng tùy chính sách của đơn vị cung cấp và thỏa thuận giữa hai bên. Trước khi ký, anh/chị nên xem kỹ thời hạn, cách gia hạn, điều kiện chấm dứt và trách nhiệm bàn giao sổ sách, dữ liệu khi kết thúc dịch vụ.
Liên hệ Hà Phát ASI để trao đổi về nhu cầu kế toán thuế của doanh nghiệp tại TP.HCM: hotline 0333008208, Zalo 0915261247 hoặc email info@ketoanhaphat.com.
