Dịch vụ kế toán thuế trọn gói TP.HCM là gì?
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói TP.HCM là giải pháp thuê ngoài, trong đó Hà Phát ASI tiếp nhận chứng từ và thực hiện các công việc kế toán, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết toán thuế theo phạm vi đã thống nhất. Gói này phù hợp với doanh nghiệp chưa có phòng kế toán riêng, muốn duy trì sổ sách và nghĩa vụ kê khai mà không phải tự tổ chức một bộ phận kế toán nội bộ.
Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào hoạt động, số lượng chứng từ và tình trạng sổ sách của từng doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi bắt đầu, Hà Phát ASI trao đổi với anh/chị để hiểu hiện trạng và xác định rõ công việc hai bên phụ trách. Anh/chị có thể tham khảo thêm về dịch vụ kế toán trọn gói để hiểu cách một gói dịch vụ thường được tổ chức.
Gói kế toán thuế trọn gói gồm những công việc nào?
Với phạm vi được thống nhất trong hợp đồng, Hà Phát ASI có thể tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ kế toán, thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng và các sắc thuế phát sinh phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Tùy hồ sơ, công việc còn có thể bao gồm lập báo cáo tài chính năm, hỗ trợ quyết toán thuế, in sổ kế toán và sắp xếp hồ sơ lưu trữ.
Để tránh hiểu nhầm về nội dung “trọn gói”, anh/chị nên phân biệt phần việc của đơn vị dịch vụ với trách nhiệm cung cấp thông tin của doanh nghiệp:
- Hà Phát ASI thực hiện: kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của chứng từ được bàn giao; trao đổi khi phát hiện thông tin cần làm rõ; hạch toán theo hồ sơ và nội dung doanh nghiệp cung cấp; lập, gửi các hồ sơ kê khai thuộc phạm vi thỏa thuận; tổng hợp sổ sách và báo cáo theo công việc đã nhận.
- Doanh nghiệp thực hiện: cung cấp chứng từ chính xác, đầy đủ và đúng hạn; xác nhận nội dung nghiệp vụ khi được yêu cầu; thông báo kịp thời về thay đổi hoạt động, nhân sự, hợp đồng hoặc giao dịch; phê duyệt hồ sơ và thực hiện các nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Đơn vị kế toán không thể tự xác nhận những giao dịch thực tế mà doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin. Nếu chứng từ thiếu, có sai lệch hoặc bàn giao muộn, hai bên cần rà soát lại ảnh hưởng đến tiến độ và phạm vi công việc. Trường hợp doanh nghiệp cần thêm hỗ trợ nhân sự chuyên sâu, anh/chị có thể tìm hiểu phòng kế toán thuế thuê ngoài để lựa chọn cách phối hợp phù hợp hơn.
Quy trình tiếp nhận công việc tại Hà Phát ASI
Quy trình tiếp nhận giúp hai bên thống nhất cách bàn giao, đầu mối liên hệ và trách nhiệm xử lý chứng từ ngay từ đầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang chuyển từ cách tự làm sổ hoặc đổi đơn vị kế toán.
- Khảo sát chứng từ hiện có: Hà Phát ASI trao đổi về quy mô hoạt động, loại hình giao dịch, tình trạng chứng từ và các kỳ kê khai đã thực hiện. Nếu doanh nghiệp đã hoạt động, cần xem xét cả số liệu và hồ sơ của các kỳ trước để xác định phần việc còn tồn đọng.
- Chốt phạm vi bằng hợp đồng: Hai bên thống nhất các đầu việc được thực hiện, kỳ bắt đầu, cách bàn giao và trách nhiệm cung cấp thông tin. Những phần chưa bao gồm hoặc cần rà soát riêng nên được làm rõ trước khi triển khai.
- Bàn giao và bổ sung dữ liệu: Doanh nghiệp chuyển chứng từ theo danh mục đã thống nhất. Hà Phát ASI kiểm tra hồ sơ, ghi nhận phần còn thiếu và đề nghị anh/chị bổ sung hoặc xác nhận khi cần.
- Thực hiện kỳ kê khai đầu tiên: Sau khi nhận dữ liệu cần thiết, Hà Phát ASI xử lý công việc của kỳ đầu tiên theo phạm vi thỏa thuận và trao đổi với doanh nghiệp về các điểm cần lưu ý.
- Thống nhất một đầu mối liên lạc: Doanh nghiệp nên cử một người tổng hợp chứng từ và phản hồi yêu cầu. Một đầu mối rõ ràng giúp hạn chế thông tin trùng lặp hoặc mâu thuẫn giữa nhiều người phụ trách.
Nếu doanh nghiệp cần một người có vai trò điều phối, kiểm tra nghiệp vụ và hướng dẫn bộ phận liên quan, có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán trưởng. Nhu cầu này khác với việc thuê ngoài toàn bộ công việc kế toán thuế thông thường.
Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ này?
Gói kế toán thuế thuê ngoài thường phù hợp với công ty mới thành lập, doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc đơn vị có lượng giao dịch chưa cần một bộ phận kế toán làm việc thường xuyên tại văn phòng. Đây cũng có thể là lựa chọn cho chủ doanh nghiệp không muốn tự tuyển dụng, phân công và quản lý nhân sự kế toán.
Với doanh nghiệp mới thành lập, việc thiết lập quy trình bàn giao chứng từ ngay từ đầu giúp chủ động theo dõi hồ sơ và nghĩa vụ kê khai. Anh/chị có thể tham khảo thêm thông tin về thành lập doanh nghiệp nếu đang chuẩn bị vận hành công ty và muốn tính đến công tác kế toán thuế từ giai đoạn đầu.
Dịch vụ có thể chưa phù hợp nếu anh/chị cần báo cáo quản trị cập nhật theo ngày, cần nhân sự kế toán thường trực xử lý liên tục tại doanh nghiệp hoặc đã có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng với quy trình phối hợp chuyên biệt. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp nên xác định rõ yêu cầu về tốc độ cập nhật, quyền truy cập dữ liệu và điểm kiểm soát trước khi lựa chọn mô hình làm việc.
So sánh ba phương án tổ chức kế toán
Mỗi phương án có cách phân bổ nguồn lực và thời gian khác nhau. Bảng dưới đây so sánh ở mức khái quát để anh/chị cân nhắc theo nhu cầu thực tế; chi phí cụ thể còn tùy khối lượng chứng từ, phạm vi dịch vụ và mô hình nhân sự.
| Tiêu chí | Kế toán nội bộ | Kế toán thuê ngoài trọn gói | Doanh nghiệp tự làm sổ |
|---|---|---|---|
| Chi phí cố định hằng tháng | Có chi phí nhân sự thường xuyên và các khoản liên quan đến tổ chức vị trí làm việc. | Chi phí theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận; với một số doanh nghiệp, có thể khoảng 1/3 chi phí thuê nhân viên kế toán nội bộ. | Có thể không cần bố trí nhân sự kế toán riêng, nhưng người thực hiện vẫn phải dành thời gian xử lý. |
| Thời gian chủ doanh nghiệp bỏ ra | Cần giao việc, theo dõi và phối hợp với nhân sự nội bộ. | Cần cung cấp chứng từ, phản hồi yêu cầu và xác nhận thông tin liên quan. | Chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự được phân công phải trực tiếp tìm hiểu và làm các đầu việc. |
| Mức độ phụ thuộc vào một cá nhân | Có thể phụ thuộc vào nhân sự đang phụ trách nếu chưa có quy trình thay thế. | Công việc phối hợp với đơn vị dịch vụ; doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ hồ sơ và nắm thông tin về quy trình. | Có thể tập trung vào một người tự làm, dẫn đến gián đoạn khi người đó không thể tiếp tục. |
| Khả năng bám thay đổi chính sách thuế | Phụ thuộc vào năng lực và việc cập nhật của nhân sự được giao. | Phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ, quy trình rà soát và trao đổi giữa đơn vị dịch vụ với doanh nghiệp. | Người tự làm cần chủ động theo dõi thông tin và xác định nội dung áp dụng cho doanh nghiệp. |
Không có phương án nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Khi so sánh, anh/chị nên xem xét không chỉ chi phí mà còn cả thời gian phối hợp, mức độ cần cập nhật số liệu và khả năng duy trì quy trình khi người phụ trách thay đổi.
Chứng từ cần chuẩn bị khi bàn giao
Danh mục hồ sơ phụ thuộc vào loại hình hoạt động và tình trạng sổ sách. Thông thường, anh/chị nên chuẩn bị các nhóm chứng từ dưới đây để Hà Phát ASI có cơ sở rà soát và tiếp nhận:
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra, cùng thông tin giải thích nếu có giao dịch cần đối chiếu.
- Sao kê ngân hàng và các hồ sơ liên quan đến giao dịch thu, chi.
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ và tài liệu đi kèm phản ánh giao dịch.
- Bảng lương, hợp đồng lao động và thông tin liên quan đến nhân sự, tiền lương.
- Tờ khai thuế của các kỳ trước, sổ sách và báo cáo đã lập nếu doanh nghiệp đã hoạt động.
- Thông tin về chữ ký số và tài khoản thuế cần thiết cho phạm vi công việc đã thống nhất.
Danh sách trên là cơ sở chuẩn bị ban đầu, không thay thế việc rà soát hồ sơ cụ thể. Hà Phát ASI sẽ trao đổi nếu cần bổ sung tài liệu hoặc làm rõ nghiệp vụ. Trách nhiệm cung cấp chứng từ đúng hạn và thông tin chính xác thuộc về doanh nghiệp; việc bàn giao muộn hoặc thiếu hồ sơ có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý và khả năng hoàn thiện công việc trong kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Gói trọn gói có gồm quyết toán thuế năm không?
Việc lập báo cáo tài chính năm và hỗ trợ quyết toán thuế cần được xác định rõ trong phạm vi dịch vụ hai bên thống nhất. Anh/chị nên kiểm tra nội dung hợp đồng, kỳ thực hiện và các công việc đã bao gồm, nhất là khi doanh nghiệp có hồ sơ của những kỳ trước cần rà soát.
Chuyển từ đơn vị kế toán cũ sang có phát sinh thêm việc gì không?
Có thể cần thêm bước đối chiếu sổ sách, tiếp nhận hồ sơ các kỳ trước, xác định chứng từ còn thiếu và thống nhất số liệu chuyển giao. Khối lượng công việc phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ thực tế, vì vậy Hà Phát ASI cần khảo sát trước khi chốt phạm vi tiếp nhận.
Có thể làm việc hoàn toàn trực tuyến không?
Việc phối hợp trực tuyến có thể thực hiện nếu doanh nghiệp và Hà Phát ASI thống nhất được cách gửi chứng từ, trao đổi dữ liệu và xác nhận hồ sơ. Một số trường hợp vẫn cần bàn giao tài liệu theo cách khác để phù hợp với tình trạng chứng từ và yêu cầu công việc.
Nếu chậm nộp tờ khai thì bên nào chịu trách nhiệm?
Trách nhiệm cần được xác định theo phạm vi hợp đồng và nguyên nhân chậm. Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp chứng từ, thông tin và phản hồi đúng hạn; đơn vị dịch vụ xử lý công việc thuộc phạm vi đã nhận trên cơ sở dữ liệu được bàn giao. Hai bên nên thống nhất rõ thời hạn cung cấp hồ sơ và cách thông báo khi có nguy cơ trễ hạn.
Trao đổi với Hà Phát ASI về tình trạng chứng từ
Trước khi lựa chọn dịch vụ kế toán thuế trọn gói TP.HCM, anh/chị có thể gửi thông tin về tình trạng chứng từ, số liệu hiện có và nhu cầu hỗ trợ để Hà Phát ASI kiểm tra sơ bộ. Việc rà soát trước giúp hai bên xác định phạm vi công việc phù hợp, làm rõ hồ sơ cần bổ sung và thống nhất cách phối hợp.
Liên hệ Hà Phát ASI qua hotline 0333008208, Zalo 0915261247 hoặc email info@ketoanhaphat.com. Anh/chị hãy mô tả tình trạng chứng từ thực tế để chúng tôi trao đổi trước khi chốt phạm vi dịch vụ.
